آلية سير العمل في المتابعة الإدارية
بشأن ضرورة التزام الجميع بمواعيد أوقات الدوام الرسمي حضوراً وانصرافاً لإنجاز الأعمال أولاً بأول واستثمار كل دقيقة ممكنة لخدمة مصلحة العمل, عليه نؤكد على الجميع ضرورة التقيد بالمواعيد الرسمية للدوام بجميع قطاعات الجامعة وفق لوائح وأنظمة الخدمة المدنية واعتماد نظام البصمة في احتساب ساعات الحضور والانصراف, كما ورد في تعميم سعادة وكيل الجامعة رقم 51/40/45/د بتاريخ 1440/3/28هـ نأمل منكم اعتماد مواعيد فتح وإغلاق الدوام الرسمي على نظام البصمة للموظفين الإداريين, الفنيين, والمستخدمين وفقاً للضوابط التالية:
أولاً: الحضور والانصراف
- تكون بداية الدوام الرسمي من الساعة السابعة والنصف.
- يعتبر الموظف متأخراً عند الساعة الثامنة ودقيقة وما بعدها،وعليه يتم احتساب التأخير من الساعة السابعة والنصف بناءً على نظام الخدمة المدنية.
- تكون نهاية الدوام الرسمي الساعة الثانية والنصف ظهراً مع إمكانية السماح بخروج الموظفين الساعة الثانية والربع للضرورة
- ضرورة تفعيل نموذج الاستئذان في جميع الحالات الخاصة بخروج الموظف
- يتم رفع التقارير الشهرية الإلكترونية من واقع نظام البصمة من قبل مدير الإدارة وذلك بعد احتساب ساعات التأخير وعمل الاستجوابات لساعات التأخير والغياب والخروج المبكر والخروج بدون أذن والاحتفاظ با استجوابات التأخير أو الخروج حتى يبلغ أجمالي عدد الساعات سبع ساعات فأكثر خلال العام المالي فيتم استجوابه عن ذلك وكتابة الرأي أما بقبول عذره أو حسم المدة من رصيد إجازاته العادية أو عدم قبول عذره والحسم من الراتب وفقاً للمادة 21من نظام الخدمة المدنية.
- عند تعطل جهاز البصمة لأي سبب يجب ابلاغ إدارة المتابعة هاتفياً ومن ثم عمل محضر بذلك وتزويدنا بصوره منه
- في حال وجود بصمة حضور دون بصمة انصراف يعتبر الموظف خروج قبل نهاية الدوام وللجامعة اعتبار ذلك غياب عن كامل اليوم .
ثانياً: الاستئذان
- يجب أن يراعي الرئيس المباشر أو الموظف المختص بالحضور والانصراف
- الاستئذان يحكمه حالات طارئة من حين لأخر وليس بشكل مستمر
- تدوين وقت الخروج ووقت العودة مع سبب الخروج في نموذج الاستئذان
- أن لا يؤدي الاستئذان إلى الإخلال بالعمل كالسماح لخروج موظفي القسم في وقت واحد
- الاستئذان بداية الدوام لا يعفي الموظف من الحضور عليه الحضور وتعبئة النموذج ومن ثم الخروج في حال السماح له .
ثالثاً: أمور هامة يجب أخذها بعين الاعتبار
- مواعيد المستشفى والمراجعات و إحضار شهادة بذلك لا تعني السماح للموظف بالغياب لابد من منحه اجازة مرضية بخلاف ذلك أما أن تحسم من رصيد الإجازات أو تحسم من الراتب وفقاً للمادة ( 21) من نظام الخدمة المدنية .
- في حالة المرافقة فيجب مراعاة وجود صك اعالة لغير الزوجة و الابناء مع التنبية الى إن مدة المرافقة تحسم من رصيد الموظف من الاجازات العادية إذا وجد لدية رصيد والا عومل وفقاً لنص المادة الحادية عشر الفقرة (أ) من لائحة الاجازات.
- حسب تعليمات ادارة الجامعة فأن التقارير الصادرة من خارج المركز الصحي لا تقبل الا في حالات التنويم والحالات الطارئة و الحوادث لا قدر الله.
- إذا وقعت عطلة نهاية الاسبوع بين غيابين بدون عذر مشروع حسبت من ضمن الغياب وفقاً للمادة الخامسة من لائحة الحقوق و المزايا المالية.
- يجب انت تكون طلبات الاجازة العادية والموافقة عليها قبل الغياب بمدة كافية.
- إذا تغيب الموظف ينم استجوابة عند مباشرته ومعرفة سبب الغياب وابداء الرأي حيال ذلك اما بقبول عذره او رفضه وفي جميع الحالات يتم رفعها ضمن التقرير الشهري المرسل لإدارة المتابعة لاتخاذ ما يلزم من قبلها ومن ثم العرض على سعادة وكيل الجامعة لتوجية النهائي .
- إذا تبين لإدارة المتابعة من خلال الجولات وجود حالات غياب و تأخير واستئذان دون تعبئة النموذج المخصص ولم يتم معالجة ذلك من قبل المسؤول عن الحضور فإن إدارة المتابعة تعرض ذلك على سعادة وكيل الجامعة للرفع لمعالي مدير الجامعة بإحالة الموظف المسؤول الى لجنة المخالفات الإدارية و الفنية لمعاقبته تأديباً لتقصيره في أداء واجبة الوظيفي.
- تفعيل مبدأ الرقابة الذاتية من خلال محاسبة الموظف لنفسة لتسهيل دور إدارة المتابعة وتمثيل الجامعة خير تمثيل.